Pra Kegiatan
Setelah diadakan kegiatan tamasya/ospek indoor, 1 bln lebih sebelum kegiatan Tamasya outdor diadakan, panitia mempersiapkan tamasya outdoor dgn mulai mencari tempat yg akan digunakan utk kegiatan outdoor. Diputuskanlah Villa Milik Pak Iskandar, salah satu tetangga Ust supriadi yg terletak di daerah kel.Pasir Peuteuy kec. Cadasari Pandeglang Banten. Tempat ini dipilih mengingat jaraknya yg tdk terlalu jauh sehingga tdk menghabiskan bnyak waktu utk sampai ke tempat tsb.
Setelah memastikan tempat kegiatan, selanjutnya adalah mempersiapkan moda transportasi yg akan digunakan untuk mengantarkan peserta dari tangerang menuju villa pasir peteuy di pandeglang. Dipilhlah kendaraan berupa Bis ukuran 3/4 dengan kapasitas 35 org/1bis. Bis ini dipilih karena mempertimbangkan kondisi jalan menuju villa yg merupakan daerah bukit dan jalannya terbilang sempit dimana jika pantia menggunakan bis besar maka dipastikan tdk akan sampai / tdk dapat melewati jalanan sampai ke Villa. Panitia juga tdk menggunakan mobil tronton seperti pada Tamasya/ospek thn2 sebelumnya untuk memberikan kesan yg berbeda, juga untuk memperkecil biaya pengeluaran, dan demi kenyamanan peserta. Adapun bis yang digunakan berjumlah 3 kendaraan yang disiapkan sesuai dengan perkiraan jumlah peserta yang mencapai 120 org, data ini diperoleh dari hasil kegiatan selama Tamasya indoor.
Manajemen dan panitia selanjutnya bersepakat untuk memproduksi kaos outdoor yang nantinya akan dikenakan oleh Seluruh peserta/maba dan juga panitia ataupun tim tutor.
3 minggu menjelang hari H Panitia mulai melakukan persiapan matang untuk pelaksanaan kegiatan outdoor. Langkah2 nya adalah sbb :
- Satu bulan sebelum Hari H. (26 agustus 2017)
Setelah diketahui tempat kegiatan, kendaraan yg akan digunakan, serta pakaian yang akan dikenakan dsb, maka sie. Acara mulai menyusun konsep acara sesuai dgn kondisi tempat kegiatan, serta disesuaikan dengan sarana prasarana yg ada. Berikutnya, disusunlah rundown acara dan daftar peralatan2 yang akan digunakan. Setelah menyusun konsep dan rundown acara kemudian disampaikanlah kepada anggota panitia lainnya utk disepakati bersama dan dijalankan pada saat kegiatan outdoor.
- Sie. Acara juga kemudian menginformasikan kepada para peserta mengenai kegiatan Tamasya pada tgl 23-24 september ini dan melakaukan pendaftaran kepada pantia ataupun manajemen. Registrasi pendaftaran peserta dilakukan untuk pembayaran kaos outdoor dan biaya transportasi. Batas akhir pada tgl 5 september seluruh peserta sudah terdaftar dan memesan kaos outdoor.
- Dua minggu sebelum hari H
Sie. Konsumsi membuat rencana kerja, membuat daftar menu, daftar belanja serta membuat daftar peralatan konsumsi yang akan digunakan. Karena keterbatasan anggaran maka diputuskanlah agar para peserta membawa bahan2 konsumsi dan juga membawa peralatan makan. Dalam hal ini, memang terkesan memberatkan tp berdasarkan beberapa pertimbangan maka keputusan harus diambil yaitu untuk memudahkan pantia dan juga untuk meringankan biaya pengeluaran dari manajemen.
- Seminggu sebelum hari H, Komdis membuat aturan2/tata tertib baik untuk peserta maupun panitia agar peserta dapat mengikuti kegiatan dengan baik dan panitia bisa menjalankan amanah sesuai dengan tugas masing2.
- Seminggu menjelang hari H, Sie. Perlengkapan mempersiapkan peralatan2 yang dibutuhkan tepat 1 minggu sebelum hari H.
- Panitia sedikitnya melakukan syuro offline /pertemuan sebanyak 3 kali untuk mempersiapkan kegiatan Tamasya 2017, mulai dari syuro BPH, syuro antar divisi, dan syuro yang diikuti oleh seluruh Pantia serta tim tutor. Syuro ini dilakukan mengingat betapa pentingnya syuro untuk mempersiapkan sebuah acara, menjelaskan alur koordinasi, dan menghindari miskomunikasi antar anggota panitia maupun dgn tim tutor.
- Menjelang kegiatan di tgl 23-24 september, seminggu sebelum hari H pantia memberikan informasi berupa :
- Perlengkapan Konsumsi yang harus dibawa oleh peserta
- Rundown acara
- Tata tertib dan perlengkapan peserta berupa drescode, alat2 sholat, dsb.
Jalannya kegiatan
- Panitia melengkapi proses perizinan tempat (sehari sebelum hari H)
- Panitia menyiapkan peralatan2, transportasi, menghubungi management dan memastikan kehadiran pembicara / pengisi acara (pada malam menjelang hari H)
- Proses pemberangkatan
Peserta berkumpul sesuai dgn waktu yg telah ditentukan yaitu pada hari sabtu, 23 september pkl. 05.30 bertempat di STAI asy syukriyah. Setelah melakukan absensi kemudian peserta dikumpulkan utk persiapan pemberangkatan. Pemberangkatan yang semula dijadwalkan pkl. 06.30 mengalami penundaan akibat bis yang akan digunakan mengalami keterlambatan di kampus. Bus yg diharapkan tiba pada saat waktu shubuh, baru sampai ditmpat pd pkl. 07.00. Setelah peserta dikumpulkan dilapangan parkir STAI asy syukriyyah dan melakukan doa yg dipimpin oleh Ust. Supriadi, Panitia mulai mengatur pembagian peserta kedalam bis yg telah didatangkan. Disini pantia mengalami krodit karena kapasitas bis tidak mampu untuk menampung seluruh peserta dan juga pantia. Akhirnya sebagian panitia memilih menggunakan motor sbg kendaraan utk menuju villa di pandeglang. Sementara itu juga didatangkan lagi 1 mobil elf untuk menampung sekitar 20 org peserta yg belum mendapat kendaraan, 1 mobil angkot untuk membawa sekitar 7 orang pantia, juga didatangkan 1 mobil losbak utk mengangkut barang bawaan peserta berupa tas2 besar. Krodit ini memakan waktu yg cukup lama sampai akhirnya peserta baru diberangkatkan sekitar pkl. 08.00.
- Kegiatan di Villa Pasir Peteuy
- Proses kepulangan
